Le registre des bénéficiaires effectifs au Rwanda
En bref
Points essentiels pour les sociétés immatriculées au Rwanda.1,2,3,4
| Question | Réponse |
|---|---|
| Qui doit déclarer ? | Les sociétés communiquent les informations sur leurs bénéficiaires effectifs au Registrar General et tiennent un registre interne. |
| Quand les informations doivent-elles être fournies ? | Lors de l’immatriculation de la société, en cas de modification des informations relatives à la propriété et à la fin de chaque exercice comptable pour confirmation. |
| Dans quel délai faut-il déclarer les changements ? | Le secrétaire de la société doit informer le Registrar General dans les 14 jours suivant une modification du registre interne. |
| Combien de temps faut-il conserver les documents de la société ? | L’avis public exige de conserver le registre interne des bénéficiaires effectifs pendant au moins 10 ans. |
| Les banques ont-elles un rôle distinct ? | Oui. En vertu des règles de lutte contre le blanchiment de capitaux, les banques et autres personnes assujetties identifient les bénéficiaires effectifs et prennent des mesures raisonnables pour vérifier leur identité. |
Source : Office du Registraire général (ORG) : Beneficial Ownership Requirements and Forms (novembre 2026) ; Office rwandais de développement (RDB) : Public Notice for Companies (avril 2022) ; OECD : Global Forum on Transparency and Exchange of Information for Tax Purposes : Rwanda 2024 Second-Round Peer Review Report, Phase 1 (2024) ; Centre de renseignement financier (FIC) : Guidelines No. 002/2025 on Transparency and Beneficial Ownership (octobre 2025)1,2,3,4
À quoi sert le registre
Les informations sur les bénéficiaires effectifs permettent d’identifier les personnes physiques qui se trouvent derrière la propriété ou les autres droits liés à une société. Elles complètent les registres de propriété juridique de la société : l’examen de l’OCDE de 2024 indique que le registre interne contient des informations sur la propriété effective des actions et sur les autres droits dans la société. Le Registrar General tient le registre central, alimenté par les informations fournies par les sociétés.3
Le système comprend deux volets liés. La société tient un registre interne, tandis que le Registrar General conserve les informations correspondantes dans un registre central. La société dispose ainsi d’un document à tenir à jour, et les autorités compétentes peuvent accéder aux informations sur les bénéficiaires effectifs. Le secrétaire de la société est chargé de tenir le registre interne au siège social ; en l’absence de secrétaire, cette responsabilité incombe au conseil d’administration.3
La liste de contrôle préalable à l’inspection du RDB demande aux sociétés si elles ont déclaré les informations sur leurs bénéficiaires effectifs au Registrar General et si elles tiennent un registre interne.5
Informations à préparer
La page des exigences du Registrar General énumère les coordonnées et les renseignements personnels, des informations sur la profession de la personne, ainsi que la date et la nature de son intérêt. Préparez ces informations avant de remplir la déclaration afin de pouvoir assurer la cohérence du registre interne et des informations transmises au Registrar General.1
La page des exigences énumère les champs et pièces justificatives suivants.1
| Information ou justificatif | Exemples énumérés par le Registrar General |
|---|---|
| Identité et coordonnées | Nom et prénom, nationalité, numéro de carte d’identité ou de passeport, date de naissance, adresse de résidence actuelle, adresse électronique et numéro de téléphone ; justificatif de domicile. |
| Profession et informations fiscales | Profession ou activité, justificatif de profession, adresse professionnelle et numéro d’identification fiscale. |
| Intérêt dans la société | Date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif ; nature et étendue de sa participation ; date à laquelle elle cesse d’être bénéficiaire effectif, le cas échéant. |
| Pièces jointes | Copie de la carte d’identité ou du passeport ; certificat d’actions comme preuve de la détention d’actions ; statuts ou pacte d’actionnaires comme preuve des droits de vote ; justificatif de profession ; et, le cas échéant, preuve de l’exercice d’une fonction de direction supérieure. |
Source : Office du Registraire général (ORG) : Beneficial Ownership Requirements and Forms (novembre 2026)1
La page des formulaires propose également une déclaration de la société et un modèle de registre interne des bénéficiaires effectifs. Utilisez le modèle pour organiser les documents internes de la société et conservez les justificatifs des inscriptions, notamment les documents attestant la détention d’actions, les droits de vote ou l’exercice d’une fonction de direction supérieure.1,6
Quand déclarer et mettre à jour les informations
Le Registrar General indique trois moments auxquels les informations sur les bénéficiaires effectifs doivent être fournies :1
- Lors de l’immatriculation d’une nouvelle société.
- En cas de modification des informations relatives à la propriété de la société.
- À la fin de chaque exercice comptable, afin de confirmer si les informations sont à jour.
Source : Office du Registraire général (ORG) : Beneficial Ownership Requirements and Forms (novembre 2026)1
En cas de modification du registre interne, le secrétaire de la société doit en informer le Registrar General dans les 14 jours. Les informations sur les bénéficiaires effectifs font également partie du rapport annuel de la société. Traitez la confirmation annuelle comme une tâche récurrente distincte : elle est requise même si aucun changement n’est à déclarer au cours de l’année.1,3
Voici une procédure pratique de déclaration :1,3
- Repérez le changement et mettez à jour le registre interne de la société.
- Rassemblez ou mettez à jour les justificatifs, par exemple les documents relatifs aux actions ou aux droits de vote, et consignez la date de début ou de fin de la qualité de bénéficiaire effectif.
- Informez le Registrar General dans le délai de 14 jours.
- À la fin de l’exercice comptable, confirmez que les informations sont à jour et incluez-les dans le rapport annuel.
Source : Office du Registraire général (ORG) : Beneficial Ownership Requirements and Forms (novembre 2026) ; OECD : Global Forum on Transparency and Exchange of Information for Tax Purposes : Rwanda 2024 Second-Round Peer Review Report, Phase 1 (2024)1,3
Conserver les documents de la société
Le registre interne de la société fait partie de ses documents sociaux obligatoires. L’avis public exige que les sociétés conservent leurs documents à leur siège social ou dans un autre lieu au Rwanda pendant au moins 10 ans. La liste mentionne expressément le registre des bénéficiaires effectifs, ainsi que les documents de constitution, le registre des actionnaires, les documents comptables, les déclarations d’intérêts des administrateurs, les procès-verbaux des réunions et les comptes annuels.2
L’examen de l’OCDE décrit une règle de conservation plus précise pour les documents relatifs aux bénéficiaires effectifs : la société conserve le registre interne pendant 10 ans à compter de la fin de l’année à laquelle les documents se rapportent. Lorsqu’une société cesse d’exister, elle doit remettre le registre interne au Registrar General. Le Registrar General conserve le registre central pendant 10 ans ; une période supplémentaire de conservation de 10 ans est également prévue pour les registres par la suite.3
Conservez le registre avec les autres documents de la société et veillez à ce que le secrétaire de la société, ou le conseil d’administration en l’absence de secrétaire, puisse le mettre à jour au fil des changements.2,3
Vérifications des bénéficiaires effectifs par les banques
La déclaration d’une société au Registrar General ne remplace pas les vérifications effectuées par une banque ou une autre personne assujettie. Selon les lignes directrices du FIC d’octobre 2025, les personnes assujetties doivent identifier les bénéficiaires effectifs et prendre des mesures raisonnables pour vérifier leur identité. Elles doivent s’assurer de savoir qui est le bénéficiaire effectif et conserver les informations d’identification ainsi que les pièces justificatives connexes pendant au moins 10 ans après la fin de la transaction ou de la relation d’affaires concernée, ou après une transaction occasionnelle.4
Cette distinction est importante lors de l’ouverture ou de la gestion d’un compte professionnel. Une banque peut demander des pièces d’identité et des justificatifs de propriété ou de contrôle dans le cadre de ses propres vérifications de diligence à l’égard de la clientèle. La société doit tenir ses documents en ordre et fournir des informations cohérentes avec son registre interne et celles déclarées au Registrar General.1,4
La conformité en pratique
La déclaration des bénéficiaires effectifs fait partie des obligations permanentes de conformité des sociétés ; elle ne se limite pas à l’étape de la constitution. La page du Registrar General fournit les exigences et les formulaires, tandis que la liste de contrôle du RDB montre que les inspecteurs vérifient à la fois les déclarations auprès du Registrar General et la tenue du registre interne de la société. Il convient donc d’intégrer le registre aux pratiques de tenue des documents de la société et de désigner une personne responsable de sa mise à jour.1,5
Le cadre du droit des sociétés décrit dans l’examen de l’OCDE impose des obligations au secrétaire de la société ou, en son absence, au conseil d’administration. Il exige également que les membres ou actionnaires inscrivent ou fassent inscrire dans le registre interne les informations relatives à leur qualité de membre ou à leurs actions. Le même examen indique que ces exigences s’appliquent à toutes les sociétés, y compris aux sociétés étrangères immatriculées au Rwanda, et que les sociétés dormantes doivent tenir à jour les informations sur leurs bénéficiaires effectifs et effectuer une déclaration annuelle.3
En octobre 2025, le FIC a publié ses lignes directrices sur la transparence et les bénéficiaires effectifs, révisant et remplaçant celles de 2023. Ces lignes directrices concernent les obligations de lutte contre le blanchiment de capitaux applicables aux personnes assujetties, notamment aux institutions financières et aux entreprises et professions non financières désignées. Pour les déclarations des sociétés et les modèles, consultez la page des exigences et formulaires du Registrar General consacrée aux bénéficiaires effectifs ; vérifiez auprès de ce bureau les modalités de déclaration en vigueur avant tout dépôt.1,4
Questions fréquentes
Qui doit fournir des informations sur les bénéficiaires effectifs au Rwanda ?
Les sociétés communiquent les informations sur leurs bénéficiaires effectifs au Registrar General et tiennent un registre interne. L’examen de l’OCDE indique que ces exigences s’appliquent à toutes les sociétés, y compris aux sociétés étrangères immatriculées au Rwanda. Il précise également que les sociétés dormantes doivent conserver ces informations et effectuer une déclaration annuelle.
Quelles informations la déclaration des bénéficiaires effectifs doit-elle contenir ?
Les exigences du Registrar General comprennent les nom et prénom de la personne, sa nationalité, son numéro de carte d’identité ou de passeport, sa date de naissance, ses adresse de résidence et coordonnées, sa profession, son adresse professionnelle et son numéro d’identification fiscale. La déclaration indique également la date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif ainsi que la nature et l’étendue de son intérêt.
Quels documents peuvent justifier une déclaration de bénéficiaire effectif ?
Les pièces jointes énumérées comprennent une copie de la carte d’identité ou du passeport de la personne, un certificat d’actions attestant la détention d’actions et les statuts ou un pacte d’actionnaires attestant les droits de vote. Les exigences mentionnent aussi un justificatif de domicile et de profession ainsi que, le cas échéant, la preuve de l’exercice d’une fonction de direction supérieure.
Dans quel délai une société doit-elle déclarer un changement ?
Le secrétaire de la société doit informer le Registrar General dans les 14 jours suivant une modification du registre interne des bénéficiaires effectifs. La société doit mettre à jour son registre interne et les justificatifs correspondants dans le cadre de la même procédure, puis inclure les informations à jour sur les bénéficiaires effectifs dans son rapport annuel.
Une société doit-elle confirmer chaque année les informations sur ses bénéficiaires effectifs ?
Oui. Le Registrar General demande une confirmation à la fin de chaque exercice comptable afin de vérifier que les informations sur les bénéficiaires effectifs sont à jour. Cette démarche annuelle récurrente est distincte de la déclaration d’un changement intervenu au cours de l’année.
Combien de temps une société doit-elle conserver son registre des bénéficiaires effectifs ?
L’avis relatif aux registres des sociétés exige de conserver le registre interne des bénéficiaires effectifs pendant au moins 10 ans. L’examen de l’OCDE décrit une conservation pendant 10 ans à compter de la fin de l’année à laquelle les documents se rapportent et précise que le registre doit être remis au Registrar General lorsque la société cesse d’exister.
Les banques se fondent-elles uniquement sur la déclaration de la société pour vérifier les bénéficiaires effectifs ?
Non. Les banques et autres personnes assujetties ont leurs propres obligations de diligence à l’égard de la clientèle. Les lignes directrices du FIC d’octobre 2025 leur imposent d’identifier les bénéficiaires effectifs, de prendre des mesures raisonnables pour vérifier leur identité et de conserver les informations d’identification et les pièces justificatives connexes pendant au moins 10 ans après la fin de la transaction ou de la relation concernée.
Sources
- Office du Registraire général (ORG) : Beneficial Ownership Requirements and Forms (novembre 2026)
- Office rwandais de développement (RDB) : Public Notice for Companies (avril 2022)
- OECD : Global Forum on Transparency and Exchange of Information for Tax Purposes : Rwanda 2024 Second-Round Peer Review Report, Phase 1 (2024)
- Centre de renseignement financier (FIC) : Guidelines No. 002/2025 on Transparency and Beneficial Ownership (octobre 2025)
- Office rwandais de développement (RDB) : Pre-Inspection Checklists (novembre 2023)
- Office du Registraire général (ORG) : Beneficial Ownership Forms
Chiffres vérifiés 10 novembre 2026. Préparé par InvestRwanda.com à titre d’information générale. Ce n’est pas un conseil en investissement, fiscal ou juridique ; merci de vérifier les détails auprès d’un conseiller qualifié avant d’agir.
