Les coopératives au Rwanda

En bref

Les principaux éléments à connaître avant de préparer une demande d’enregistrement de coopérative.^1,2,3

Source : Agence rwandaise des coopératives (RCA) : Legal Affairs and Registration ; Official Gazette of the Republic of Rwanda : Law N° 057/2024 Governing Cooperatives in Rwanda (juillet 2024) ; Office rwandais des recettes (RRA) : Register your business^1,2,3

L’approbation de la demande par la RCA confère la personnalité juridique à la coopérative. La demande ne se limite donc pas à consigner les noms des fondateurs : elle doit expliquer les activités prévues, les avantages pour les membres et le mode de financement de ces activités.¹

Le cadre juridique

La Loi N° 057/2024 régit la création, l’organisation et le fonctionnement des coopératives au Rwanda. Datée du 20 juin 2024, elle a été publiée au Journal officiel n° 28 Bis du 8 juillet 2024. Elle porte notamment sur la création et l’organisation des coopératives primaires, des unions, des fédérations et des confédérations, ainsi que sur la gouvernance des coopératives et les pouvoirs de leurs organes.^2,4

La loi de 2024 a abrogé la Loi N° 024/2021, publiée en mai 2021. Les fondateurs qui préparent une nouvelle demande doivent se référer à la loi de 2024, qui constitue le cadre législatif en vigueur. La loi comporte une disposition relative à l’assemblée constitutive de la coopérative, tandis que les consignes d’enregistrement de la RCA décrivent les modalités pratiques de dépôt et d’examen de la demande.^1,2,5

Une coopérative est une association autonome de personnes qui s’unissent volontairement afin de répondre à des besoins économiques, sociaux ou culturels communs au moyen d’une entreprise détenue conjointement et contrôlée démocratiquement. Le contrôle exercé par les membres et l’objectif partagé distinguent cette structure d’une entreprise contrôlée uniquement par des investisseurs. La RCA mentionne également des principes tels que l’adhésion volontaire et ouverte, le contrôle démocratique par les membres, leur participation économique, l’autonomie, la formation, la coopération entre coopératives et l’engagement envers la communauté.⁶

Choisir une activité et une structure

Commencez par définir l’objectif commun auquel la coopérative répondra. Les conditions d’enregistrement de la RCA demandent aux fondateurs de préciser son domaine d’activité et ses objectifs. Ces éléments doivent correspondre au modèle économique envisagé et aux avantages décrits dans le plan d’affaires. Une description claire et cohérente aide les personnes chargées de l’examen à comprendre les activités de la coopérative et les raisons pour lesquelles ses membres se regroupent.¹

La RCA classe les coopératives selon les activités qu’elles exercent.⁶

Source : Agence rwandaise des coopératives (RCA) : About cooperatives⁶

Les coopératives primaires peuvent également se regrouper au sein d’organisations de niveau supérieur. Trois coopératives primaires ou plus peuvent former une union ; seules les coopératives primaires peuvent adhérer à une union, et une coopérative primaire ne peut appartenir à deux unions à la fois. Trois unions ou plus peuvent former une fédération, et trois fédérations ou plus peuvent former une confédération nationale. Selon la RCA, ces structures permettent aux coopératives de mieux gérer leurs biens et de défendre leurs intérêts communs.⁶

Comment se déroule l’enregistrement

La procédure publiée par la RCA prévoit un examen local de la demande avant que l’Agence ne rende sa décision.¹

• Préparez la demande et sollicitez la personnalité juridique dans CMIS. La RCA indique que le demandeur dépose une demande en ligne.
• Le responsable des coopératives du secteur examine le dossier et peut effectuer une visite de la coopérative. Le secteur dispose de cinq jours pour approuver la demande.
• Après l’approbation du secteur, la demande est transmise au district. Le responsable des coopératives du district l’examine et peut l’approuver ou la rejeter.
• Après approbation par le district, la demande est transmise à la RCA. Pour une demande concernant une coopérative d’épargne et de crédit, la RCA sollicite l’approbation de la Banque nationale du Rwanda.
• Si la RCA approuve la demande, elle confère la personnalité juridique dans un délai de deux jours ouvrables. En cas de rejet, la demande est renvoyée avec des observations afin d’être corrigée.

Source : Agence rwandaise des coopératives (RCA) : Legal Affairs and Registration¹

La RRA indique que l’enregistrement des coopératives peut se faire dans CMIS ou auprès du bureau sectoriel de la RCA où la coopérative exerce ses activités. Il convient de distinguer l’enregistrement d’une coopérative, qui relève de la RCA, de l’enregistrement ordinaire d’une société auprès du Registraire général de l’Office rwandais du développement (RDB).^1,3

Préparer le dossier de demande

La RCA demande les statuts et le règlement intérieur, le domaine d’activité et les objectifs de la coopérative, le nombre requis de membres fondateurs, ainsi qu’une attestation délivrée par le secteur où elle exercera ses activités. Cette attestation doit confirmer que la coopérative satisfait aux exigences. Le nombre minimal de fondateurs est fixé par la loi ; vérifiez que le nombre de membres prévu respecte l’exigence applicable avant de déposer le dossier.^1,2

La RCA précise que le plan d’affaires doit comporter quatre éléments :¹

• Le modèle économique envisagé.
• Une présentation claire des avantages économiques et sociaux que la coopérative procure ou procurera à ses membres grâce à leur effort collectif.
• Un plan d’action couvrant au moins les trois premières années.
• Le fonds de roulement disponible pour financer les activités de la coopérative.

Source : Agence rwandaise des coopératives (RCA) : Legal Affairs and Registration¹

Considérez ces documents comme les composantes d’un même projet. Les objectifs et les activités décrits dans les statuts doivent correspondre au modèle économique, tandis que les avantages doivent expliquer l’importance de l’effort collectif des membres. Les informations sur le fonds de roulement doivent montrer comment la coopérative compte financer les activités prévues. Des documents cohérents facilitent l’examen de la demande et fournissent aux fondateurs une référence commune pour le démarrage des activités.¹

Gouvernance et tenue des registres

Les coopératives sont des organisations constituées de membres ; les fondateurs doivent donc préciser leurs modalités de gouvernance dans les documents constitutifs. La loi de 2024 traite des organes de gouvernance, de l’Assemblée générale, des responsabilités du conseil d’administration et des réunions. Les principes de la coopérative décrits par la RCA mettent l’accent sur le contrôle démocratique exercé par les membres et leur participation économique. Il est donc important que les membres comprennent comment ils participent aux décisions et comment la coopérative gère les ressources communes.^2,6

La RCA énumère plusieurs documents comptables : un livre de caisse, des livres des débiteurs et des créanciers, un registre des parts sociales des membres, des livres des achats et des ventes, des documents relatifs aux stocks, des factures, des bons de livraison, un bilan et un compte de résultat ou un état des recettes et des dépenses. Ces documents permettent de suivre les transactions, les intérêts des membres et la situation financière de la coopérative. Le cadre légal traite également du contrôle interne, de la transparence et de l’information financière.^4,6

Convenez de la personne chargée de tenir la comptabilité et de conserver les pièces justificatives dans le cadre du fonctionnement de la coopérative. Les documents énumérés par la RCA couvrent à la fois les opérations courantes, comme les achats et les ventes, et les états financiers récapitulatifs, comme le bilan et le compte de résultat. Une tenue exacte des registres permet aux membres d’exercer un contrôle éclairé et de préparer les informations financières.⁶

Fiscalité après l’enregistrement auprès de la RCA

L’enregistrement auprès de la RCA et le respect des obligations fiscales sont liés, mais distincts. La RRA indique que l’enregistrement des coopératives relève de la RCA et précise qu’elle continue d’enregistrer les coopératives qui ont reçu des certificats avant l’intégration au système de la RCA. Une coopérative exerçant une activité imposable doit examiner séparément ses obligations d’immatriculation fiscale et de déclaration, en plus de l’obtention de la personnalité juridique auprès de la RCA.³

Les consignes publiées par la RRA fixent des seuils d’immatriculation à la TVA pour les activités commerciales imposables : un chiffre d’affaires supérieur à 20 millions de RWF au cours de l’exercice fiscal précédent ou à 5 millions de RWF au cours du trimestre précédent entraîne l’obligation de s’immatriculer à la TVA dans les sept jours suivant la fin de l’année ou du trimestre concerné. La RRA indique également qu’une entreprise immatriculée à la TVA doit se procurer une machine de facturation électronique. Évaluez ces règles en fonction des activités de la coopérative et des obligations fiscales applicables.³

Préparatifs pratiques

Avant le dépôt, les fondateurs peuvent limiter les retards évitables en suivant cette courte liste de vérification :¹

• Convenir de l’objet de la coopérative et définir ses activités et objectifs.
• Vérifier que les statuts, le règlement intérieur et le plan d’affaires décrivent le même projet.
• Déterminer le nombre requis de membres fondateurs et préparer l’attestation du secteur.
• Présenter dans le plan d’affaires les avantages pour les membres, le plan d’action sur trois ans et le fonds de roulement.
• Conserver les renseignements transmis dans CMIS et les observations reçues lors de l’examen afin que les fondateurs puissent répondre de manière cohérente si le dossier est renvoyé pour correction.

Source : Agence rwandaise des coopératives (RCA) : Legal Affairs and Registration¹

Pour un projet d’épargne et de crédit, tenez compte du fait que la RCA indique qu’elle sollicite l’approbation de la Banque nationale du Rwanda. Si la coopérative prévoit plusieurs activités, décrivez-les clairement dans ses objectifs et son modèle économique. Pour obtenir des conseils sur la création et la gestion d’une coopérative, la RCA recommande de consulter l’Agence ou un organisme de développement des coopératives.^1,6